Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (Online Check-in) depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. Cette fonction repose sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, ce qui vous permet de rester en conformité sans avoir à apprendre seul la procédure de chaque autorité.

Comment enregistrer mon logement auprès de l'autorité compétente ?

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre hébergement auprès de l'autorité locale compétente. Cette étape est obligatoire. Une fois l'enregistrement effectué, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, selon les pays, un code de locataire ou d'hébergement, que vous saisirez dans votre compte Holidu.

Pays et régions pris en charge

Comment connecter mon logement à l'autorité avec la fonction Online Check-in ?

Une fois vos identifiants reçus, suivez ces étapes dans votre application Holidu pour relier votre logement à l'autorité compétente.

1. Dans l'application Holidu, ouvrez le menu de gauche, cliquez sur « Outils », puis sélectionnez « Online Check-in ».
   
2. Vous voyez la liste de vos logements. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté du logement que vous souhaitez relier à la police ou à l'autorité.
   
3. Un écran affiche la liste de vos logements avec le statut de connexion de chacun. Cliquez sur le logement que vous voulez connecter.
   
4. Complétez le formulaire avec les informations du pays dans lequel se situe le logement.
   
5. Faites défiler la page, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez la bonne autorité, puis saisissez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et tous les identifiants requis. N'utilisez pas vos identifiants Holidu : utilisez les identifiants fournis par votre autorité.
   
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois l'activation réussie, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre logement est désormais connecté à l'autorité compétente.
9. Pour éviter les erreurs, vérifiez les points suivants :
   • Utilisez le bon numéro d'identification fiscale de l'hôte : il s'agit de votre numéro de pièce d'identité ou, si vous n'êtes pas espagnol, de votre NIE.
   • Saisissez votre numéro de pièce d'identité ou NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants fournis par votre autorité locale, et non vos identifiants de connexion Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et vérifier que la connexion est active.

Comment fonctionne la fonction Online Check-in ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Les données des voyageurs sont collectées, puis transmises à l'autorité à la date prévue.

Quel est le parcours du voyageur ?

1. Après la réservation, votre voyageur reçoit un e-mail (ou un message) contenant un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
   
2. Le voyageur renseigne les informations de tous les voyageurs, y compris la numérisation de son document (passeport ou pièce d'identité). Cette étape doit être répétée pour chaque personne qui voyage avec lui.
3. Les données sont ensuite envoyées de manière sécurisée et enregistrées dans le système.
4. Si le voyageur ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques lui sont envoyés. S'il ne réagit toujours pas, vous pouvez saisir les données à sa place.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données des voyageurs sont automatiquement transmises à l'autorité compétente.

Comment lire le statut dans la section Réservations de l'application Holidu ?

Dans le détail de chaque réservation, le statut d'enregistrement s'affiche de la manière suivante :